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■内容証明
・内容証明とは
・内容証明の効果
・内容証明の書き方
・内容証明の出し方
・内容証明を利用したほうがよい場合
・内容証明を利用しないほうがよい場合
・電子内容証明サービス
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・内容証明とは

 一般に「内容証明」と呼ばれているものの正式な名称は「内容証明郵便」です。この内容証明郵便は、郵便法63条に基づく制度で、差出人が同文の郵便物を3通作成し、1通を相手方に、1通を郵便局が保存、もう1通を差出人の手元に残すものです。これにより、その「内容」と「出した日」が日本郵政公社によって証明されるため、権利義務の得失や変更に関する重要な通知をする場合には、普通の手紙より、はるかに大きな証拠能力を期待することができます。
 しかし、この内容証明郵便も、単独では「いつ相手に届いたか」までを証明することはできません。そこで郵便物の「配達した年月日」を証明してくれる「配達証明」の制度を利用して、この点を補うのが通例になっています。配達証明とは、書留について認められるもので、配達した日を記した葉書を後日送ってくれる制度です。
 以下、このサイトでは単に「内容証明」とあっても、その実務は「内容証明プラス配達証明」であることに注意してください。
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・内容証明の効果

 内容証明は、郵便物である文書の内容が公的に証明され、また、差出日も証明されますが、そのほかは特別の法的効果はなく、普通の郵便物と何ら変わりはありません。

 たとえば、だれかにお金を貸しているという場合、返済期限を過ぎても返済がないまま何年も放置していると、消滅時効にかかり返済してもらえなくなることがあります。このような時効をストップ(時効の中断)させるひとつの手段は相手方に「お金を返せ」と請求することですが、別段、内容証明で請求しなければ時効中断の効力がないというわけではありません。普通の葉書でも、口頭でも効果は同じです。
 ただ、口頭での請求や内容証明でない郵便物での請求では、後に裁判になったときに相手方が「請求されたことはない」「そんな手紙は受け取ったことがない」等と争った場合に請求した事実を証明することが困難です。
 内容証明ではこのような事実の証明が容易です。まさに内容証明は、その文書を出した事実について「証拠を残す」ことにその役割があるといえます。

 また、「金を返せ」と請求された場合でも、お金を借りた事実はない、とか、すでに返済しているというような場合には何も回答する必要はありませんし、回答しなかったからといって、それによって理論上、不利益な法的効果が生じるわけではありません。
 しかし、「お金を借りた事実はない」とか「すでに何月何日返済した」などと書いた文書をきちんと内容証明で出しておけば、後にその問題が裁判になった場合に、こちらが当初から相手方の主張を争っていたことを証明することができます。
 逆に何もしないで放置していると、後日、裁判になった場合には、そのことが「相手方の主張を認めていたから格別反論しなかったのだろう」と不利益な判断をされる要因になりかねません。

 内容証明そのものは、差出人の意思表示を相手に伝える「手紙」に過ぎません。つまり「形式的な効果」は生じても「法律的な強制力」は存在しないということです。ところが法律的な強制力が生じない代わりに、それ以上に大きな「精神的な強制力」が期待できるのが内容証明最大のメリットです。
 受取人の側に「次には訴訟が提起されるのではないか」という心理的圧迫感を生じさせ、内容証明を送っただけで自主的に支払いを行なったり、何らかの回答を返してくるケースが多く見受けられます。つまり、内容証明の効用は、事実上この点での効果がいちばん大きいといえます。
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・内容証明の書き方

用紙
 制限はありません。一般的には、市販されている赤枠、赤いマス目の「内容証明書用紙」に書かなければならないような誤解もあるようですが、実は、どんな用紙に書いてもよいのです。便せん、原稿用紙、白い紙、メモ用紙でもかまいません。大きさだって自由です。

字数・行数
 字数・行数に制限があって、「1行に20字以内、1枚に26行以内」と定められています。もちろんこの範囲内なら「1行に18字」でもかまわず、縦書きでも横書きでも自由です。内容証明書式集で様々な「内容証明」サンプルを掲載していますが、このサイトでは、「横書き」パターンを採用しています。
 手書きに限らず、ワープロやパソコンで作成してもかまいません。

部数は3通
 内容証明は、通常の場合、相手方に送る分、郵便局保管用、自分用の計3通を作らなければなりません。それぞれは、コピーでも、同じ内容のプリントアウトで作成しても、問題はありません。

使用できる文字、数字、記号は
 内容証明で使える文字は、原則として「漢字・仮名・数字」のみです。
 英字は、氏名、会社名、地名、商品名等の固有名詞にだけ使えます。ですから「ジェイアール」としないで、「JR」とすることができます。
 なお、英文、中国文、韓国文の内容証明は許されていません。
 括弧  「  」、『 』、( ) や句読点 、 。 一般的な記号 m ? % ? + −なども使えますが、これらも1個1文字として数える点に注意してください。

タイトルは必要か
 内容証明郵便には、よくタイトルがついています。たとえば「貸金請求書」「家賃支払催告書」「請求書」「通知書」「催告書」などです。
 タイトルをつけないで、普通の手紙のように、「拝啓 秋冷の候益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、私は貴殿に・・・・・」と書き始めても、いっこうにかまいません。
 あるいは、もっとストレートに「前略 私は貴殿に対して・・・・・」でもよいのです。タイトルをつける、つけないは、差出人の好みの問題です。
 タイトルは、内容に合ってさえいれば、どんなものでもかまいません。
 タイトルを何にしたらよいかわからないときは、「通知書」が無難です。内容証明に対する返事のときは「回答書」がよいでしょう。

時候のあいさつは必要か
 普通の手紙でしたら「拝啓 猛暑の折いかがお過ごしでしょうか。さて・・・・・」と、まず冒頭のあいさつをして、それから用件に入ります。
 ところが内容証明郵便の場合には、冒頭のあいさつを省き、、「通知書」などとタイトルを書いたら、すぐ「私は貴殿に対して、平成○○年5月4日金50万円をお貸ししましたが、・・・・・」と書くのが普通です。
 これでよいと思います。
 もちろん時候のあいさつをかいてはいけないということはありません。

年月日・差出人と受取人の住所・氏名・捺印
 本文の最後には、差出人の住所氏名と、受取人の住所氏名を書きます。年月日と氏名だけでなく、住所を書くことも義務付けられています。住所の表示は「○丁目○番○号」という住居表示にするのが正式ですが、ハイフンで略表記してもかまいません。
 差出人の住所氏名、受取人の住所氏名を書く場所は、原則として最後ですが、最初に書いてもかまいません。横書の内容証明では、最初に書くことが多いようです。
 差出人の氏名の下(横書きの場合は氏名の右)に捺印するのが通例です。しかし、法律上は捺印は必要ありません。捺印はなくても有効です。ではなぜ捺印するのかというと、内容証明に限らず、重要な文書の場合、本人が作成したものであることを明らかにするため、通常、署名あるいは記名して捺印するのが我が国の慣行となっているからです。
 捺印は実印でする必要はなく、認印、三文判でもかまいません

2枚以上のときの注意
 内容証明は、どんなに長文になってもかまいません。
 ただし、2枚以上になったときは、ホッチキスなどで綴じ、そのつなぎ目に差出人の印を押します。これを契印(または割印)といいます。

封筒
 本文は3通作りますが、封筒は相手方に送る1通必要になります。
 普通の手紙と同じように、表に受取人の住所・氏名、裏に差出人の住所・氏名を書きますが、これは本文に書いた住所・氏名と一致していなければならないので注意してください。
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・内容証明の出し方

取扱いをする郵便局
 内容証明は、どこの郵便局からでも出せるというわけではありません。
 内容証明郵便を取り扱うのは、集配郵便局と特に指定された無集配郵便局に限られています。大きな郵便局ならまず大丈夫ですが、近隣の郵便局が取り扱っているかどうか、あらかじめ電話で確認しておきましょう。

郵便局に持っていく物
(1)内容証明郵便にする手紙文(同文のもの)1通
(2)封筒1通
(3)差出人の印鑑
(4)郵便料金
 自分では間違っていないと思っても、訂正する場合もありますので、印鑑を持参するほうが無難です。

配達証明にすることを忘れずに
 窓口で必ず「配達証明付きでお願いします」と言ってください。内容証明郵便にしただけでは、当然には配達証明にしてもらえません。配達証明にしてもらわないと、その内容証明郵便が受取人に配達されたのかどうか、配達されたとすればいつ配達されたのかがわかりません。それでは内容証明にした意味がありません。
 配達証明付きにしてもらいますと、1週間ほどして、郵便局から差出人宛てに、「何年何月何日配達したことを証明します」という郵便物配達証明書が送付されます。これが、内容証明郵便がいつ配達されたのかの証拠になるものです。

●内容証明郵便に要する費用(最低かかる費用です。)
内容証明料 420円
書留料 420円
通常郵便料金 80円
配達証明料 300円
合 計 1,220円
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・内容証明を利用したほうがよい場合

(1)確定日付のある証書による通知が必要な場合
 ・債権譲渡の通知  など

(2)通知の内容が重要な場合 =将来その内容が争われると予想される場合
 ・契約解除の通知
 ・売買予約完結の通知
 ・賃貸借契約更新拒絶の通知
 ・債権放棄の通知
 ・保証人に対する保証確認の通知
 ・契約無効確認の通知
 ・離婚届不受理の申し出  など

(3)通知の日付が特に重要な意味を持つ場合
 ・抵当権実行の通知
 ・クーリング・オフの通知  など

(4)心理的に圧力をかける、相手の出方をうかがうなど、副次的な効果を利用する場合
 ・貸金請求、売掛金請求、請負代金請求その他債権回収の通知
 ・各種の損害賠償の請求
 ・類似商号使用差し止めの請求
 ・著作権の侵害に対する警告

(5)時効中断としての請求(催告)

(6)内容証明郵便に対して返事を書く場合
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・内容証明を利用しないほうがよい場合

 内容証明には宣戦布告の意味があり、強い態度を相手方に示すことによって、かえって相手方の態度を硬化させ、問題がこじれてしまうケースもあります。
 すべてのトラブルに、内容証明が有効に働くわけではなく、むしろ内容証明を出さないほうがよい場合があります。

(1)相手に誠意がみられるとき
 相手が誠意を示しているときは、本来の約束より多少不利な解決案でも、内容証明を出したりせず、相手の案にのり、解決するほうが、裁判などしなくてすみ、得策です。

(2)トラブル解決後も親しくつきあいたいとき
 トラブルの相手が、肉親、隣近所の人、職場の上司、同僚その他親しい関係の人の場合です。

(3)こちらに弱味がある場合
 トラブルの原因をよく調べてみると、こちらに大きな弱点のあることがあります。たとえば売掛金が未回収であるけれど、すでに時効が完成しているとか、不良品があるとかです。
 こういう場合には、平和裡に交渉を進め、ある程度譲歩してでも話をまとめます。

(4)相手が倒産しそうなとき
 売掛金を支払えとか、貸した金を返せと内容証明で請求していたら、相手は急いで財産を隠したり、夜逃げしてしまいます。ただちに相手の財産に仮差押をして、財産を隠したり、売却できないようにすべきです。

(5)相手が不渡りのとき
 内容証明郵便を出しても、ほとんど効果はありません。振出人が手形を不渡りにするのは、契約不履行とか、詐取その他それなりの理由があると判断しているか、または金がなくて倒産を覚悟したときです。したがって、内容証明が来たくらいでは支払いをしません。もっと強い手段が必要です。
 とにかく、仮差押、訴訟、強制執行、破産申立て等の強硬手段を取らないと解決しません。

(6)法的に請求できない相手の場合
 たとえば、貸した金を返してくれない相手に裕福なお父さんがいたとします。そのお父さんには、息子が借りたお金を肩代わりする義務はまったくありません。
 ですから、そのお父さんに対して、口頭でお願いしてみるという程度ならよいでしょうが、内容証明で請求をしますと、義務のない人に対して返済を強要したとして、恐喝・強要罪という犯罪行為になりかねません。
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・電子内容証明サービス

 電子内容証明郵便(以下「e内容証明郵便」という。)とは、内容証明郵便を電子化し、インターネットで受け付けるものをいいます。
 もちろんe内容証明郵便でも、その法的効力は、これまでの内容証明郵便と何ら変わりません。ただ、その文書作成方法や差出しの手続きが大きく異なるのです。

e内容証明郵便の主な特徴
(1)e内容証明郵便は24時間受け付けてもらえる
 差出手続きは、インターネットを通じて行なうので、24時間いつでも受け付けてもらえます。
(2)用紙1枚に書ける字数制限はない
 これまでの内容証明郵便のような、1行20字以内、1枚26行以内などというような字数制限はありません。
(3)印鑑がいらない
 ただし、受付に当たっては、ID(利用者番号)の入力が必要になります。
(4)同じ文書を3通作成する必要がない
 差出人から送信された文書(1通)を、郵便局側が自動的に3通(謄本2通、原本1通)作成してくれます。
(5)封筒を用意する必要はない
 差出人に送られる謄本、受取人に送られる原本とも、e内容証明郵便の場合は自動的に封筒に入れ、封緘してくれます。
(6)料金はクレジットカードで支払える

 詳しいことは下記のホームページを参照して下さい。

 →電子内容証明郵便サービスホームページ
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